El combustible es uno de los mayores costes recurrentes de una flota, y el lugar donde más fácilmente se pierde dinero sin darte cuenta. Los repostajes se producen en decenas de estaciones, pagados con una mezcla de tarjetas, y la única señal real de que algo va mal — una fuga, un cuentakilómetros mal introducido, un desajuste de facturación del proveedor de la tarjeta, o simplemente un conductor que reposta más de lo que el vehículo necesita — es un gasto que parece un poco alto a fin de mes. Llámalo fraude de tarjetas de combustible, fugas de tarjetas de combustible o simplemente costes de combustible ocultos — se acumula de la misma manera: en silencio, hasta que la factura lo deja claro.
Tecaser registra cada repostaje asociado al vehículo y a la tarjeta de flota que lo pagó, y calcula el consumo real por vehículo directamente a partir de esas transacciones — sin un registro de kilometraje aparte que mantener sincronizado, sin una entrada manual de la que fiarse.
Cada repostaje, vinculado a un vehículo
Cada repostaje registra la fecha y la hora, la cantidad de combustible añadida, el precio pagado, la lectura del cuentakilómetros y, cuando corresponde, el país y la moneda, de modo que las flotas que cruzan fronteras quedan cubiertas con la misma naturalidad que una operación de un único depósito.
Marcar un repostaje como un llenado completo ("a tope") es lo que hace que las cifras sean fiables: entre dos llenados completos, Tecaser sabe exactamente cuánto combustible se ha añadido en cuánta distancia, así que el consumo no es una estimación aproximada — es una cifra real y comparable por vehículo.
En muchas estaciones, el personal pide al conductor la lectura del cuentakilómetros justo en el surtidor, y esa cifra viaja junto con el resto de la transacción de la tarjeta. Tecaser comprueba ese número contra el propio historial del vehículo en lugar de confiar en él ciegamente — una lectura inferior a la última registrada, o implausiblemente por delante de ella, se detecta en lugar de distorsionar silenciosamente cada cifra de consumo que depende de ella.
Cada edición de un registro de repostaje queda registrada — quién la hizo y cuándo. Si hace falta una corrección, es una actualización normal y visible, no una sobrescritura silenciosa de lo que se registró originalmente.
Tarjetas de combustible, bajo control
Registra las tarjetas de combustible que realmente usa tu organización, cada una emitida por un proveedor y asignada opcionalmente a un vehículo. Una tarjeta puede activarse o desactivarse en cualquier momento, y cada repostaje puede referenciar la tarjeta que lo pagó, de modo que una línea de extracto y un vehículo nunca queden desconectados.
Una sola tarjeta rara vez sirve solo para un país. La mayoría de las tarjetas de flota — DKV, Eurowag y otras — se aceptan en estaciones de una decena de países o más, por eso cada repostaje registra su propio país y su propia moneda en lugar de asumirlos a partir de la tarjeta. Un vehículo que opera en rutas internacionales sigue usando la misma tarjeta durante todo el trayecto, y Tecaser sabe igualmente con precisión dónde y en qué moneda se produjo cada repostaje.
Tecaser refleja cómo usan realmente las tarjetas las flotas: un vehículo puede tener tarjetas activas de varios proveedores distintos a la vez — una tarjeta nacional para rutas locales y una paneuropea para viajes internacionales, por ejemplo — evitando al mismo tiempo el error que realmente cuesta dinero: dos tarjetas activas del mismo proveedor asignadas a un vehículo, algo que el sistema rechaza directamente. Reasignar una tarjeta a otro vehículo siempre pasa primero por el estado sin asignar, de modo que una tarjeta nunca puede moverse silenciosamente de un vehículo directamente a otro sin una acción deliberada y visible.
Cuando se conoce el portal del proveedor, Tecaser enlaza directamente a la página de esa tarjeta concreta en el propio portal de gestión del proveedor — sin un flujo de inicio de sesión separado que recordar, sin buscar el número de tarjeta correcto.
Las tarjetas caducan y se reemplazan — es lo habitual, no la excepción. Cuando un proveedor emite un nuevo número de tarjeta para un vehículo, da de baja la anterior y registra la sustituta en su lugar; el vehículo mantiene su historial completo de repostajes y consumo sin interrupciones a través del cambio, en lugar de que ese historial quede repartido entre una tarjeta antigua y una nueva como si pertenecieran a dos historias distintas.
Una tarjeta solo paga por el vehículo al que está asignada. Si llega un repostaje — introducido a mano o dentro de un extracto importado — con una tarjeta asignada a otro vehículo, desactivada o sin asignar, Tecaser rechaza esa transacción en lugar de registrarla silenciosamente. En una importación por lotes, solo se detiene la línea afectada; el resto del extracto sigue adelante. Un conductor que reposta un vehículo distinto con la tarjeta de otro es exactamente lo que esto detecta, en el mismo momento en que ocurre.
Esa misma visibilidad también señala algo que merece una comprobación rápida: más de una tarjeta activa del mismo proveedor registrada para un mismo conductor. La mayoría de las veces solo significa que una tarjeta antigua nunca se desactivó — y, una vez detectada, cerrar esa brecha no cuesta nada: desactiva la tarjeta que debería haberse dado de baja cuando un vehículo salió de la flota, o la que se está usando fuera de su asignación prevista.
Tecaser va un paso más allá y comprueba el propio trazado GPS del vehículo frente a la transacción: ¿estaba realmente el vehículo en esa estación en el momento en que se registró el repostaje? Un número de tarjeta y un importe plausible ya no bastan por sí solos — la ubicación real del vehículo tiene que respaldar la historia.
Algunas estaciones aceptan varias de las tarjetas de tu flota a la vez, cada una con su propio descuento negociado. Pagar con la incorrecta es un error fácil de cometer en el surtidor y fácil de pasar por alto en una factura — no parece un error, simplemente cuesta más de lo que debería. Como cada transacción está vinculada a la tarjeta concreta que la pagó, Tecaser puede indicarte cuándo un repostaje se ha realizado con una tarjeta con peor descuento del que habría obtenido otra tarjeta de tu flota en esa misma estación.
Además, los descuentos rara vez son una única tarifa plana. Un proveedor puede ofrecer a tu flota un descuento general en todas partes, más un descuento adicional, más profundo, negociado específicamente en las estaciones que tu empresa utiliza más. Tecaser comprueba el descuento aplicado en cada transacción frente al que debería haber recibido la tarjeta de ese vehículo en esa estación concreta — tarifa general o extra negociado — de modo que un descuento aplicado de menos no desaparece sin más en la factura.
Eso no tiene por qué ser una comprobación posterior. Puedes clasificar tus proveedores por descuento, de modo que un conductor que va a usar una tarjeta sepa cuál usar antes de repostar, no después — orientando el gasto hacia la mejor tarifa en lugar de limitarte a detectar cuando no lo fue.
Importa desde la tarjeta de combustible que ya tienes
No hace falta cambiar de proveedor ni volver a introducir extractos a mano. El marketplace de Tecaser cuenta con módulos de importación dedicados para las tarjetas de combustible que las flotas ya usan — entre ellas ARCCAN SMDP, Eurowag, DKV, MOL, Orlen, Shell y TankPool24 —, cada uno leyendo el formato de exportación propio del proveedor (Excel o CSV) y emparejando las transacciones con tus vehículos automáticamente.
No todas las flotas compran combustible en una estación pública. Algunas gestionan su propio depósito en sus instalaciones y suministran combustible a sus propios vehículos a través de su propio surtidor, con los conductores identificándose igualmente con una tarjeta en él. ARCCAN SMDP — uno de varios proveedores de este tipo de sistemas de depósito en las instalaciones — ya cuenta con un módulo de importación dedicado, que extrae los registros de repostaje directamente del propio sistema de monitorización de dispensación de fluidos de las instalaciones — de modo que un depósito privado recibe el mismo seguimiento, las mismas cifras de consumo y las mismas comprobaciones de coherencia que una tarjeta pasada en una estación pública.
Los extractos de tarjetas de combustible llegan como largas listas de transacciones, a menudo sin una lectura de cuentakilómetros para cada línea. La importación por lotes de Tecaser está pensada exactamente para eso: cada línea se valida y se guarda de forma independiente, los duplicados ya existentes se marcan en lugar de contarse dos veces, y las líneas sin una lectura de cuentakilómetros utilizable pueden mantenerse igualmente registradas en lugar de descartarse o bloquear el resto de la importación.
En la práctica, eso significa que el extracto mensual de una tarjeta entra como un único lote, y obtienes un resultado claro línea por línea — importado, ya existente o incompleto — en lugar de un reingreso manual línea a línea. Una vez importadas, esas mismas transacciones de la tarjeta de flota son exactamente lo que alimenta las cifras de consumo que se muestran más abajo — sin ningún paso adicional para calcular nada.
La escala es precisamente donde esto da sus frutos. Un extracto con miles de transacciones pasa por todas estas comprobaciones — tarjeta, vehículo, cuentakilómetros, descuento — en minutos. Revisar el mismo volumen a mano, línea por línea, es una tarea que se mide en semanas, no en minutos, y que ninguna oficina de flota tiene realmente tiempo de hacer bien cada mes.
No todas las líneas de un extracto pertenecen a tu flota. Una tarjeta usada en un vehículo que se vendió, que nunca perteneció a tu organización, o que simplemente aún no se ha dado de alta en Tecaser, produce una transacción sin ningún vehículo con el que emparejarla — y en lugar de adivinar o descartarla en silencio, Tecaser la muestra para que puedas verla, investigarla y decidir si registrar el vehículo o marcar la transacción como ajena.
La mayoría de las tarjetas de flota pueden pagar más que gasóleo — algunas cubren comida, peajes, aparcamiento, incluso una multa, además de combustible y AdBlue. La mayoría de los empresarios solo pretenden que la tarjeta cubra los gastos propios del vehículo. Tecaser filtra las importaciones de extractos hasta quedarse solo con compras reales de combustible y AdBlue, de modo que la comida de un conductor o un recibo de peaje no acaban registrados como un repostaje, distorsionando silenciosamente el gasto y el consumo de combustible del vehículo.
¿No ves tu proveedor en esta lista? Avísanos — estaremos encantados de crear el módulo de importación por ti, o si prefieres implementarlo tú mismo, todo lo que necesitas está en la documentación de la API de Tecaser.
¿Eres un proveedor de tarjetas de combustible en lugar de una flota? Si quieres desarrollar tú mismo ese módulo de importación, ponte en contacto con nosotros y lo incluiremos en el marketplace, para que cualquier flota que use Tecaser pueda encontrarlo.
Gasto y consumo, uno junto al otro
Dos vistas responden a dos preguntas distintas que realmente se hacen los propietarios de flotas:
- La línea temporal de combustible muestra el nivel del depósito, el cuentakilómetros y cada repostaje a lo largo de un período — la imagen en bruto de lo que pasó y cuándo, lista para representarse en un gráfico.
- El informe de consumo convierte las transacciones de repostaje registradas en tu tarjeta de flota en cifras de combustible consumido por distancia entre llenados completos — la cifra que te dice si un vehículo está consumiendo lo que debería.
Vistas juntas, por vehículo, convierten un "el gasto en combustible ha vuelto a subir" en una respuesta concreta: un vehículo concreto, un período concreto, y una cifra de consumo que coincide con lo esperado o no.
Poner las dos vistas una junto a la otra también revela discrepancias que ninguna de las dos muestra por separado. Una transacción pagada sin el correspondiente aumento en el nivel del depósito del vehículo es un repostaje que se facturó a ese vehículo pero que nunca llegó realmente a su depósito. Un nivel de depósito que sube sin ninguna transacción detrás es el caso contrario — el combustible sí se repostó, pero la transacción de la tarjeta acabó en el vehículo equivocado. En ambos casos, es la comparación entre "lo que dice la tarjeta" y "lo que muestra el depósito" lo que lo saca a la luz.
Detecta cuándo un vehículo se aleja de su propia referencia
Un vehículo no necesita otro vehículo con el que compararse para revelar un problema — su propio historial suele bastar. Tecaser realiza un seguimiento de cómo evoluciona el consumo de un vehículo a lo largo del tiempo, de modo que un aumento gradual destaca frente a lo que ese mismo vehículo solía consumir, en lugar de perderse en el total de un solo mes.
Ese tipo de desviación suele ser la primera señal de algo que merece la pena revisar antes de que se convierta en una reparación más costosa: neumáticos desgastados, un sensor que falla, un estilo de conducción que ha cambiado, o un problema mecánico que va costando más combustible con cada viaje, silenciosamente.
Compara vehículos en la misma ruta
La cifra de consumo de un solo vehículo, por sí sola, dice poco — necesitas algo con lo que compararla. Tecaser te permite comparar el consumo entre distintos vehículos que han recorrido la misma ruta, para que veas directamente si uno de ellos consume notablemente más combustible que otro haciendo el mismo trabajo.
Esa comparación convierte una cifra que parece normal en una pregunta concreta: ¿es el vehículo, la carga o el conductor? Una diferencia de consumo entre dos vehículos en una ruta por lo demás idéntica es una pista concreta, no una suposición.
Ese mismo historial de rutas permite a Tecaser predecir lo que debería costar en combustible una ruta determinada antes incluso de que un vehículo se ponga en marcha. Calcular un encargo, planificar una ruta de reparto o decidir qué vehículo enviar deja de ser una estimación aproximada y se convierte en una cifra basada en lo que tu propia flota ha consumido realmente en esa ruta antes.
Diseñado para detectar errores costosos antes de que te cuesten dinero
Cada una de estas comprobaciones existe por la misma razón: llámalo fraude de tarjetas de combustible, fugas de tarjetas de combustible o simplemente un error, es uno de los costes más fáciles de perder de vista silenciosamente en una flota, y una discrepancia puede originarse en cualquier punto de la cadena — un conductor, un gestor de flota, la facturación del proveedor de la tarjeta, la caja de una estación de servicio, o incluso un pequeño fallo de sincronización del propio Tecaser. En repostajes, tarjetas y consumo, Tecaser vigila:
- Un repostaje registrado con una tarjeta que no está asignada a ese vehículo, está desactivada o no está asignada en absoluto.
- Más de una tarjeta activa del mismo proveedor registrada para el mismo conductor.
- Una transacción cuyo trazado GPS no sitúa al vehículo en esa estación a esa hora.
- Una tarjeta usada en una estación que acepta varias de tus tarjetas, cuando otra habría obtenido un descuento mejor.
- Una transacción que no coincide con ningún vehículo de tu flota.
- Una línea de extracto por comida, peajes o una multa, en lugar de combustible o AdBlue.
- Una transacción pagada sin el correspondiente aumento del nivel del depósito — o un aumento del nivel del depósito sin la transacción correspondiente.
Nada de esto trata de dudar de tus conductores — una discrepancia es igual de probable que sea un error de facturación del proveedor, un número mal introducido en el surtidor o un retraso de sincronización del propio Tecaser. Simplemente significa que cada una de ellas se detecta y se aclara, en lugar de acumularse en silencio.
Por qué es importante
Un gasto en combustible que solo aparece como un total en una factura oculta precisamente lo que un propietario de flota necesita saber — qué vehículo, y por qué. Una tarjeta cargada con más combustible del que cabe en un depósito, una cifra de consumo que sube silenciosamente, una tarjeta que sigue activa en un vehículo que dejó la flota hace meses — son los costes de combustible ocultos que resultan baratos de detectar a tiempo y caros de notar tarde, ya se trate de un simple error o de fraude de tarjetas de combustible.
Tecaser mantiene repostajes, tarjetas y consumo en un único lugar, por vehículo, para que la respuesta sea una consulta, no una investigación.
El combustible rara vez es el único punto ciego
En cuanto el combustible de un vehículo está controlado, el coste no es lo único que merece la pena vigilar. El mismo inicio de sesión también cubre el cumplimiento del vehículo — inspecciones, seguro, certificados —, los intervalos de mantenimiento y una puntuación de riesgo de flota combinada por vehículo. No necesitas un segundo sistema para ver el resto de tu flota — ya está ahí, esperando la primera vez que inicies sesión.
Toma el control de tu gasto en combustible hoy mismo
¿Ya usas Tecaser? Inicia sesión y consulta ahora mismo el consumo de combustible de tu flota. ¿Eres nuevo en Tecaser? Descarga la app y empieza.
Incluido en todos los planes de Tecaser, desde el gratuito — consulta los precios.
