Kraftstoffmanagement

Kraftstoff gehört zu den größten laufenden Kosten einer Flotte — und ist die Stelle, an der am leichtesten unbemerkt Geld verloren geht. Betankungen finden an Dutzenden Tankstellen statt, bezahlt mit einer Mischung aus Karten, und das einzige echte Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt — ein Leck, ein falsch erfasster Kilometerstand, eine Abrechnungsabweichung des Kartenanbieters, oder einfach ein Fahrer, der mehr tankt, als das Fahrzeug braucht — ist eine Ausgabensumme, die am Monatsende etwas zu hoch wirkt. Nennen Sie es Tankkarten-Betrug, Tankkarten-Schwund oder einfach versteckte Kraftstoffkosten — es summiert sich auf dieselbe Weise: still, bis die Rechnung es offensichtlich macht.

Tecaser erfasst jede Betankung dem Fahrzeug und der Flottenkarte zugeordnet, die dafür bezahlt hat, und berechnet den tatsächlichen Verbrauch pro Fahrzeug direkt aus diesen Transaktionen — kein separates Fahrtenbuch, das synchron gehalten werden muss, keine manuelle Eingabe, der man vertrauen muss.

Jede Betankung, einem Fahrzeug zugeordnet

Jede Betankung erfasst Datum und Uhrzeit, die getankte Menge, den bezahlten Preis, den Kilometerstand und — sofern relevant — Land und Währung, sodass grenzüberschreitende Flotten genauso selbstverständlich abgedeckt sind wie ein Betrieb an einem einzigen Standort.

Eine Betankung als vollständige („randvolle") Betankung zu markieren, macht die Zahlen erst verlässlich: Zwischen zwei vollständigen Betankungen weiß Tecaser genau, wie viel Kraftstoff in welche Strecke geflossen ist — der Verbrauch ist damit keine grobe Schätzung, sondern eine echte, vergleichbare Zahl pro Fahrzeug.

An vielen Tankstellen fragt das Personal den Fahrer direkt an der Zapfsäule nach dem Kilometerstand, und dieser wird zusammen mit der übrigen Kartentransaktion übermittelt. Tecaser prüft diese Zahl gegen die eigene Historie des Fahrzeugs, statt ihr blind zu vertrauen — ein Wert, der niedriger ist als der zuletzt erfasste, oder unplausibel weit darüber liegt, wird erkannt, statt still jede darauf basierende Verbrauchszahl zu verfälschen.

Jede Änderung an einem Betankungseintrag wird protokolliert — wer sie vorgenommen hat und wann. Ist eine Korrektur nötig, ist sie eine normale, sichtbare Aktualisierung, kein stilles Überschreiben dessen, was ursprünglich erfasst wurde.

Tankkarten im Griff

Erfassen Sie die Tankkarten, die Ihre Organisation tatsächlich nutzt — jede von einem Anbieter ausgestellt und optional einem Fahrzeug zugeordnet. Eine Karte kann jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden, und jede Betankung kann auf die Karte verweisen, mit der bezahlt wurde — sodass eine Rechnungsposition und ein Fahrzeug nie voneinander getrennt sind.

Eine einzelne Karte ist selten nur für ein Land gedacht. Die meisten Flottenkarten — DKV, Eurowag und andere — werden an Tankstellen in einem Dutzend oder mehr Ländern akzeptiert, weshalb jede Betankung ihr eigenes Land und ihre eigene Währung erfasst, statt sie von der Karte abzuleiten. Ein Fahrzeug auf internationalen Routen nutzt durchgehend dieselbe Karte, und Tecaser weiß trotzdem genau, wo und in welcher Währung jede Betankung stattgefunden hat.

Tecaser bildet ab, wie Flotten Karten tatsächlich nutzen: Ein Fahrzeug kann gleichzeitig aktive Karten mehrerer verschiedener Anbieter tragen — etwa eine nationale Karte für lokale Routen und eine paneuropäische für internationale Fahrten —, verhindert aber den Fehler, der tatsächlich Geld kostet: zwei aktive Karten desselben Anbieters, einem Fahrzeug zugeordnet, was das System grundsätzlich ablehnt. Die Neuzuordnung einer Karte zu einem anderen Fahrzeug erfolgt immer über einen Zwischenschritt der Trennung — eine Karte kann also nie unbemerkt von einem Fahrzeug direkt auf ein anderes verschoben werden, ohne eine bewusste, sichtbare Aktion.

Wo das Kartenportal eines Anbieters bekannt ist, verlinkt Tecaser direkt auf die Seite dieser konkreten Karte im eigenen Verwaltungsportal des Anbieters — kein separater Login-Vorgang zu merken, keine Suche nach der richtigen Kartennummer.

Karten laufen ab und werden ersetzt — das ist Routine, keine Ausnahme. Wenn ein Anbieter eine neue Kartennummer für ein Fahrzeug ausstellt, deaktivieren Sie die alte und registrieren die Ersatzkarte an ihrer Stelle; das Fahrzeug behält seine vollständige Betankungs- und Verbrauchshistorie durchgängig über den Wechsel hinweg, statt dass diese Historie auf eine alte und eine neue Karte aufgeteilt wird, als gehörten sie zu zwei verschiedenen Geschichten.

Eine Karte bezahlt nur für das Fahrzeug, dem sie zugeordnet ist. Kommt eine Betankung herein — von Hand erfasst oder in einer importierten Abrechnung enthalten — mit einer Karte, die einem anderen Fahrzeug zugeordnet, deaktiviert oder gar nicht zugeordnet ist, weist Tecaser diese Transaktion ab, statt sie stillschweigend zu erfassen. Bei einem Batch-Import wird nur die betroffene Zeile gestoppt; der Rest der Abrechnung wird weiterhin verarbeitet. Ein Fahrer, der ein anderes Fahrzeug mit der Karte eines Kollegen betankt, ist genau das, was hier erkannt wird — in dem Moment, in dem es passiert.

Dieselbe Transparenz zeigt außerdem etwas, das eine kurze Prüfung wert ist: mehr als eine aktive Karte desselben Anbieters, die auf einen einzigen Fahrer laufen. Meistens bedeutet das schlicht, dass eine alte Karte nie deaktiviert wurde — und ist diese Lücke einmal sichtbar, kostet es nichts, sie zu schließen: die Karte deaktivieren, die hätte abgemeldet werden sollen, als ein Fahrzeug die Flotte verließ, oder die, die außerhalb ihrer vorgesehenen Zuordnung verwendet wird.

Tecaser geht noch einen Schritt weiter und prüft die GPS-Spur des Fahrzeugs gegen die Transaktion: War das Fahrzeug zum Zeitpunkt der erfassten Betankung tatsächlich an dieser Tankstelle? Eine Kartennummer und ein plausibler Betrag reichen allein nicht mehr aus — der tatsächliche Standort des Fahrzeugs muss die Geschichte bestätigen.

Manche Tankstellen akzeptieren mehrere Karten Ihrer Flotte nebeneinander, jede mit ihrem eigenen ausgehandelten Rabatt. Mit der falschen zu bezahlen, ist an der Zapfsäule schnell passiert und auf einer Rechnung leicht zu übersehen — es sieht nicht falsch aus, es kostet nur mehr, als es sollte. Da jede Transaktion der konkreten Karte zugeordnet ist, mit der bezahlt wurde, kann Tecaser Ihnen sagen, wenn eine Betankung über eine Karte mit schlechterem Rabatt lief als eine andere Karte Ihrer Flotte an derselben Tankstelle erhalten hätte.

Rabatte sind zudem selten nur ein einziger fester Satz. Ein Anbieter kann Ihrer Flotte einen allgemeinen Rabatt überall gewähren, plus einen tieferen, standortspezifischen Rabatt, den Ihr Unternehmen an den Tankstellen ausgehandelt hat, die es tatsächlich am häufigsten nutzt. Tecaser prüft den auf jeder Transaktion angewendeten Rabatt gegen das, was die Karte dieses Fahrzeugs an dieser konkreten Tankstelle hätte erhalten sollen — allgemeiner Satz oder ausgehandelter Zusatzrabatt —, sodass ein zu niedrig angesetzter Rabatt nicht unbemerkt in der Rechnung verschwindet.

Das muss keine nachträgliche Prüfung bleiben. Sie können Ihre Anbieter nach Rabatt einstufen, sodass ein Fahrer beim Griff zur Karte schon vor dem Tanken weiß, welche die richtige ist — die Ausgaben werden so von vornherein auf die beste Rate gelenkt, statt erst hinterher festzustellen, dass es nicht die beste war.

Import von der Tankkarte, die Sie bereits nutzen

Sie müssen weder den Anbieter wechseln noch Abrechnungen von Hand neu eingeben. Der Marketplace von Tecaser bietet dedizierte Importmodule für die Tankkarten, die Flotten bereits nutzen — darunter ARCCAN SMDP, Eurowag, DKV, MOL, Orlen, Shell und TankPool24 —, die jeweils das eigene Exportformat des Anbieters (Excel oder CSV) lesen und Transaktionen automatisch Ihren Fahrzeugen zuordnen.

Nicht jede Flotte kauft Kraftstoff an einer öffentlichen Tankstelle. Manche betreiben einen eigenen Tank vor Ort und geben Kraftstoff über eine eigene Zapfsäule an die eigenen Fahrzeuge ab, wobei sich Fahrer weiterhin mit einer Karte daran identifizieren. ARCCAN SMDP — einer von mehreren Anbietern solcher Vor-Ort-Tanksysteme — wird bereits über ein dediziertes Importmodul abgedeckt, das Betankungsdaten direkt aus dem betriebseigenen Fluid-Dispensing-Überwachungssystem zieht — sodass ein privates Depot dieselbe Nachverfolgung, dieselben Verbrauchszahlen und dieselben Plausibilitätsprüfungen erhält wie eine Karte, die an einer öffentlichen Tankstelle durchgezogen wird.

Abrechnungen von Tankkarten kommen als lange Listen von Transaktionen an, oft ohne passenden Kilometerstand für jede Zeile. Der Batch-Import von Tecaser ist genau darauf ausgelegt: Jede Zeile wird unabhängig geprüft und gespeichert, bereits vorhandene Duplikate werden markiert statt doppelt gezählt, und Zeilen ohne verwertbaren Kilometerstand können dennoch erfasst werden, statt verworfen zu werden oder den Rest des Imports zu blockieren.

Das bedeutet in der Praxis: Eine monatliche Kartenabrechnung geht als ein Batch ein, und Sie erhalten ein klares zeilenweises Ergebnis zurück — importiert, bereits vorhanden oder unvollständig — statt einer manuellen, zeilenweisen Neuerfassung. Einmal importiert, sind genau diese Flottenkarten-Transaktionen das, was die untenstehenden Verbrauchszahlen speist — kein separater Schritt, um irgendetwas zu berechnen.

Genau hier zahlt sich der Umfang aus. Eine Abrechnung mit Tausenden Transaktionen durchläuft jede dieser Prüfungen — Karte, Fahrzeug, Kilometerstand, Rabatt — in wenigen Minuten. Dieselbe Menge von Hand, Zeile für Zeile, durchzugehen, ist eine Aufgabe, die Wochen dauert, nicht Minuten — und die kein Flottenbüro jeden Monat tatsächlich gründlich erledigen kann.

Nicht jede Zeile einer Abrechnung gehört zu Ihrer Flotte. Eine Karte, die an einem verkauften Fahrzeug, einem Fahrzeug außerhalb Ihrer Organisation oder einem noch nicht in Tecaser erfassten Fahrzeug verwendet wurde, erzeugt eine Transaktion ohne passendes Fahrzeug — statt zu raten oder sie stillschweigend zu verwerfen, zeigt Tecaser sie an, sodass Sie sie sehen, nachverfolgen und entweder das Fahrzeug registrieren oder die Transaktion als nicht zugehörig markieren können.

Die meisten Flottenkarten können mehr bezahlen als nur Diesel — manche decken auch Essen, Mautgebühren, Parken oder sogar ein Bußgeld ab, neben Kraftstoff und AdBlue. Die meisten Unternehmer möchten die Karte jedoch nur für die laufenden Kosten des Fahrzeugs nutzen. Tecaser filtert importierte Abrechnungen auf tatsächliche Kraftstoff- und AdBlue-Käufe herunter, sodass das Mittagessen eines Fahrers oder ein Mautbeleg nicht als Betankung erfasst wird und still den Kraftstoffverbrauch und die Kosten des Fahrzeugs verfälscht.

Ihr Anbieter steht nicht auf dieser Liste? Lassen Sie es uns wissen — wir erstellen das Importmodul gerne für Sie, oder, wenn Sie es lieber selbst umsetzen möchten, finden Sie alles Nötige in der Tecaser-API-Dokumentation.

Sind Sie selbst ein Anbieter von Tankkarten statt einer Flotte? Wenn Sie dieses Importmodul selbst entwickeln möchten, nehmen Sie Kontakt auf, und wir listen es im Marketplace, damit jede Flotte, die Tecaser nutzt, es finden kann.

Ausgaben und Verbrauch, nebeneinander

Zwei Ansichten beantworten zwei unterschiedliche Fragen, die Flottenbesitzer tatsächlich stellen:

• Der Kraftstoff-Zeitverlauf zeigt Tankfüllstand, Kilometerstand und jede Betankung über einen Zeitraum — das Rohbild dessen, was wann passiert ist, bereit zur Darstellung als Diagramm.
• Der Verbrauchsbericht verwandelt die auf Ihre Flottenkarte erfassten Betankungstransaktionen in Kraftstoffverbrauch-pro-Strecke-Werte zwischen vollständigen Betankungen — die Zahl, die Ihnen sagt, ob ein Fahrzeug so viel verbraucht, wie es sollte.

Zusammen betrachtet, pro Fahrzeug, verwandeln sie „die Kraftstoffkosten sind wieder gestiegen" in eine konkrete Antwort: ein bestimmtes Fahrzeug, ein bestimmter Zeitraum, und eine Verbrauchszahl, die entweder den Erwartungen entspricht oder nicht.

Die beiden nebeneinander zu betrachten, deckt auch Unstimmigkeiten auf, die keine der beiden Ansichten allein zeigt. Eine bezahlte Transaktion ohne entsprechenden Anstieg des Tankfüllstands des Fahrzeugs ist eine Betankung, die diesem Fahrzeug in Rechnung gestellt wurde, aber nie tatsächlich in dessen Tank gelangt ist. Ein Tankfüllstand, der ohne zugehörige Transaktion ansteigt, ist das Gegenstück — Kraftstoff wurde tatsächlich getankt, aber die Kartentransaktion landete beim falschen Fahrzeug. So oder so ist es die Gegenüberstellung von „was die Karte sagt" und „was der Tank zeigt", die es aufdeckt.

Erkennen, wenn ein Fahrzeug von seiner eigenen Basislinie abweicht

Ein Fahrzeug braucht kein anderes Fahrzeug zum Vergleich, um ein Problem aufzudecken — seine eigene Historie reicht oft aus. Tecaser verfolgt, wie sich der Verbrauch eines Fahrzeugs über die Zeit entwickelt, sodass ein schleichender Anstieg gegenüber dem, was dasselbe Fahrzeug früher verbraucht hat, auffällt, statt in der Summe eines einzelnen Monats unterzugehen.

Eine solche Abweichung ist meist das erste Anzeichen für etwas, das es sich lohnt zu prüfen, bevor es zu einer größeren Reparaturrechnung wird: abgefahrene Reifen, ein defekter Sensor, ein verändertes Fahrverhalten oder ein mechanisches Problem, das still mit jeder Fahrt mehr Kraftstoff kostet.

Fahrzeuge auf derselben Route vergleichen

Die Verbrauchszahl eines einzelnen Fahrzeugs sagt für sich genommen nur begrenzt etwas aus — Sie brauchen einen Vergleichswert. Tecaser lässt Sie den Verbrauch verschiedener Fahrzeuge vergleichen, die dieselbe Route gefahren sind, sodass Sie direkt erkennen, ob eines davon spürbar mehr Kraftstoff verbraucht als ein anderes bei derselben Aufgabe.

Dieser Vergleich macht aus einer unauffällig wirkenden Zahl eine konkrete Frage: Liegt es am Fahrzeug, an der Ladung oder am Fahrer? Ein Verbrauchsunterschied zwischen zwei Fahrzeugen auf einer ansonsten identischen Route ist ein konkreter Anhaltspunkt, keine Vermutung.

Dieselbe Routen-Historie ermöglicht es Tecaser, vorherzusagen, was eine bestimmte Route an Kraftstoff kosten sollte, noch bevor ein Fahrzeug überhaupt losfährt. Einen Auftrag zu kalkulieren, eine Zustelltour zu planen oder zu entscheiden, welches Fahrzeug losgeschickt wird, wird so von einer groben Schätzung zu einer Zahl, die auf dem beruht, was Ihre eigene Flotte auf dieser Route tatsächlich schon verbraucht hat.

Entwickelt, um teure Fehler zu erkennen, bevor sie Sie etwas kosten

Jede dieser Prüfungen existiert aus demselben Grund: Ob Sie es Tankkarten-Betrug, Tankkarten-Schwund oder einfach einen Fehler nennen — es gehört zu den Kosten, die in einer Flotte am leichtesten aus dem Blick geraten, und eine Abweichung kann an jeder Stelle der Kette entstehen — bei einem Fahrer, einem Flottenmanager, der Abrechnung des Kartenanbieters, der Kasse einer Tankstelle, oder sogar durch eine Synchronisierungspanne bei Tecaser selbst. Über Betankungen, Karten und Verbrauch hinweg achtet Tecaser auf:

• Eine Betankung, die auf eine Karte gebucht wurde, die diesem Fahrzeug nicht zugeordnet, deaktiviert oder gar nicht zugeordnet ist.
• Mehr als eine aktive Karte desselben Anbieters, die auf denselben Fahrer registriert ist.
• Eine Transaktion, deren GPS-Spur das Fahrzeug nicht zu diesem Zeitpunkt an dieser Tankstelle zeigt.
• Eine Karte, die an einer Tankstelle mit mehreren akzeptierten Karten verwendet wurde, obwohl eine andere einen besseren Rabatt erhalten hätte.
• Eine Transaktion, die keinem Fahrzeug in Ihrer Flotte zugeordnet werden kann.
• Eine Rechnungsposition für Essen, Maut oder ein Bußgeld statt für Kraftstoff oder AdBlue.
• Eine bezahlte Transaktion ohne entsprechenden Anstieg des Tankfüllstands — oder einen Anstieg des Tankfüllstands ohne entsprechende Transaktion.

Bei alldem geht es nicht darum, Ihren Fahrern zu misstrauen — eine Abweichung ist genauso oft ein Abrechnungsfehler beim Anbieter, eine falsch eingegebene Zahl an der Zapfsäule oder eine Synchronisierungsverzögerung bei Tecaser selbst. Es bedeutet nur, dass jede einzelne davon erkannt und geklärt wird, statt sich still zu summieren.

Warum es wichtig ist

Kraftstoffausgaben, die nur als Gesamtsumme auf einer Rechnung erscheinen, verbergen genau das, was ein Flottenbesitzer wissen muss — welches Fahrzeug, und warum. Eine Karte, die mit mehr Kraftstoff belastet wurde, als ein Tank fasst, eine Verbrauchszahl, die sich still nach oben schiebt, eine Karte, die noch Monate nach dem Ausscheiden eines Fahrzeugs aus der Flotte aktiv ist — das sind die versteckten Kraftstoffkosten, die früh erkannt günstig und spät bemerkt teuer sind, ganz gleich, ob es sich am Ende um einen einfachen Fehler oder um Tankkarten-Betrug handelt.

Tecaser hält Betankungen, Karten und Verbrauch an einem Ort zusammen, pro Fahrzeug, damit die Antwort ein Nachschlagen ist, keine Ermittlung.

Kraftstoff ist selten der einzige blinde Fleck

Sobald der Kraftstoff eines Fahrzeugs erfasst ist, ist der Preis nicht das Einzige, was sich zu beobachten lohnt. Derselbe Login deckt auch Fahrzeug-Compliance ab — Inspektionen, Versicherung, Zertifikate —, Wartungsintervalle und einen zusammengesetzten Flottenrisiko-Score pro Fahrzeug. Sie brauchen kein zweites System, um den Rest Ihrer Flotte im Blick zu haben — es ist schon da, sobald Sie sich das erste Mal anmelden.

Übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über Ihre Kraftstoffkosten

Nutzen Sie Tecaser bereits? Melden Sie sich an und prüfen Sie jetzt den Kraftstoffverbrauch Ihrer Flotte. Neu bei Tecaser? Laden Sie die App herunter und legen Sie los.

Enthalten in jedem Tecaser-Plan, ab der kostenlosen Version — siehe Preise.