Gestão de combustível

O combustível é um dos maiores custos correntes de uma frota, e o local onde o dinheiro mais facilmente se perde sem ser notado. Os abastecimentos acontecem em dezenas de estações, pagos com uma combinação de cartões, e o único sinal real de que algo correu mal — uma fuga, um conta-quilómetros mal introduzido, uma discrepância de faturação do fornecedor do cartão, ou simplesmente um condutor a abastecer mais do que o veículo precisa — é uma despesa que parece um pouco elevada no final do mês. Chame-lhe fraude com cartões de combustível, fugas de cartões de combustível ou simplesmente custos de combustível ocultos — acumula-se da mesma forma: silenciosamente, até a fatura tornar isso óbvio.

O Tecaser regista cada abastecimento associado ao veículo e ao cartão de frota que o pagou, e calcula o consumo real por veículo diretamente a partir dessas transações — sem um registo de quilometragem à parte para manter sincronizado, sem um registo manual em que seja preciso confiar.

Cada abastecimento, associado a um veículo

Cada abastecimento regista a data e a hora, a quantidade de combustível adicionada, o preço pago, a leitura do conta-quilómetros e — quando relevante — o país e a moeda, para que frotas com operações transfronteiriças sejam cobertas com a mesma naturalidade que uma operação num único local.

Marcar um abastecimento como um enchimento completo ("ao máximo") é o que torna os números fiáveis: entre dois enchimentos completos, o Tecaser sabe exatamente quanto combustível entrou em que distância, pelo que o consumo não é uma estimativa aproximada — é um valor real e comparável por veículo.

Em muitas estações, o pessoal pede ao condutor a leitura do conta-quilómetros diretamente na bomba, e esse valor segue junto com o resto da transação do cartão. O Tecaser verifica esse número face ao histórico do próprio veículo em vez de confiar nele cegamente — uma leitura inferior à última registada, ou implausivelmente à frente dela, é detetada em vez de distorcer silenciosamente todos os valores de consumo que dependem dela.

Cada edição a um registo de abastecimento fica registada — quem a fez e quando. Se for necessária uma correção, trata-se de uma atualização normal e visível, não de uma substituição silenciosa do que foi originalmente registado.

Cartões de combustível, sob controlo

Registe os cartões de combustível que a sua organização realmente utiliza, cada um emitido por um fornecedor e opcionalmente atribuído a um veículo. Um cartão pode ser ativado ou desativado a qualquer momento, e cada abastecimento pode referenciar o cartão que o pagou — para que uma linha de extrato e um veículo nunca fiquem desligados.

Um único cartão raramente serve apenas para um país. A maioria dos cartões de frota — DKV, Eurowag e outros — é aceite em estações de uma dezena de países ou mais, por isso cada abastecimento regista o seu próprio país e a sua própria moeda em vez de os assumir a partir do cartão. Um veículo que opera em rotas internacionais continua a usar o mesmo cartão ao longo de todo o trajeto, e o Tecaser sabe, mesmo assim, com precisão onde e em que moeda ocorreu cada abastecimento.

O Tecaser reflete a forma como as frotas realmente utilizam os cartões: um veículo pode ter cartões ativos de vários fornecedores diferentes em simultâneo — um cartão nacional para rotas locais e um pan-europeu para viagens internacionais, por exemplo — evitando ao mesmo tempo o erro que realmente custa dinheiro: dois cartões ativos do mesmo fornecedor atribuídos a um veículo, algo que o sistema rejeita diretamente. Reatribuir um cartão a um veículo diferente passa sempre primeiro pelo estado não atribuído, para que um cartão nunca possa ser movido silenciosamente de um veículo diretamente para outro sem uma ação deliberada e visível.

Quando o portal do cartão de um fornecedor é conhecido, o Tecaser liga diretamente à página desse cartão específico no portal de gestão do próprio fornecedor — sem um fluxo de início de sessão separado a memorizar, sem procurar o número de cartão correto.

Os cartões expiram e são substituídos — isso é rotina, não exceção. Quando um fornecedor emite um novo número de cartão para um veículo, desative o antigo e registe o substituto no seu lugar; o veículo mantém o seu histórico completo de abastecimentos e consumo sem interrupções ao longo da troca, em vez de esse histórico ficar dividido entre um cartão antigo e um novo como se pertencessem a duas histórias diferentes.

Um cartão só paga pelo veículo ao qual está atribuído. Se chegar um abastecimento — introduzido manualmente ou incluído num extrato importado — com um cartão atribuído a um veículo diferente, desativado, ou não atribuído de todo, o Tecaser rejeita essa transação em vez de a registar silenciosamente. Numa importação em lote, apenas a linha em causa é interrompida; o resto do extrato continua a ser processado. Um condutor a abastecer um veículo diferente com o cartão de outra pessoa é exatamente o tipo de situação que isto deteta, no momento exato em que acontece.

A mesma visibilidade assinala também algo que vale a pena confirmar rapidamente: mais do que um cartão ativo do mesmo fornecedor registado para o mesmo condutor. Na maioria das vezes significa apenas que um cartão antigo nunca foi desativado — e, uma vez identificada, fechar essa falha não custa nada: desative o cartão que deveria ter sido desligado quando um veículo saiu da frota, ou o que está a ser usado fora da atribuição prevista.

O Tecaser vai ainda mais longe e verifica o próprio trajeto GPS do veículo face à transação: o veículo estava mesmo naquela estação no momento em que o abastecimento foi registado? Um número de cartão e um valor plausível já não bastam por si só — a localização real do veículo tem de confirmar a história.

Algumas estações aceitam vários dos cartões da sua frota em simultâneo, cada um com o seu próprio desconto negociado. Pagar com o cartão errado é um erro fácil de cometer na bomba e fácil de passar despercebido numa fatura — não parece errado, apenas custa mais do que devia. Como cada transação está associada ao cartão específico que a pagou, o Tecaser consegue indicar-lhe quando um abastecimento foi feito com um cartão com um desconto pior do que outro cartão da sua frota teria obtido na mesma estação.

Os descontos raramente são também uma única taxa fixa. Um fornecedor pode dar à sua frota um desconto geral em todo o lado, mais um desconto mais profundo, específico de uma estação, negociado pela sua empresa nos locais que efetivamente mais utiliza. O Tecaser verifica o desconto aplicado em cada transação face ao que o cartão desse veículo deveria ter obtido naquela estação em concreto — taxa geral ou extra negociado — para que um desconto aplicado a menos não desapareça sem mais na fatura.

Isso não tem de ser uma verificação feita depois do facto. Pode classificar os seus fornecedores por desconto, para que um condutor que vai usar um cartão saiba qual usar antes de abastecer, não depois — direcionando a despesa para a melhor taxa em vez de se limitar a detetar quando não foi essa.

Importe a partir do cartão de combustível que já tem

Não precisa de mudar de fornecedor nem de reintroduzir extratos manualmente. O marketplace do Tecaser tem módulos de importação dedicados para os cartões de combustível que as frotas já utilizam — entre eles ARCCAN SMDP, Eurowag, DKV, MOL, Orlen, Shell e TankPool24 — cada um a ler o próprio formato de exportação do fornecedor (Excel ou CSV) e a associar as transações aos seus veículos automaticamente.

Nem todas as frotas compram combustível numa estação pública. Algumas gerem o seu próprio depósito nas instalações e fornecem combustível aos seus próprios veículos através da sua própria bomba, com os condutores a identificarem-se na mesma com um cartão. A ARCCAN SMDP — um de vários fornecedores destes sistemas de depósito no local — já está coberta por um módulo de importação dedicado, que extrai os registos de abastecimento diretamente do próprio sistema de monitorização de distribuição de fluidos das instalações — para que um depósito privado receba o mesmo acompanhamento, os mesmos valores de consumo e as mesmas verificações de coerência que um cartão passado numa estação pública.

Os extratos de cartões de combustível chegam como longas listas de transações, muitas vezes sem uma leitura de conta-quilómetros correspondente para cada linha. A importação em lote do Tecaser trata exatamente disso: cada linha é validada e guardada de forma independente, os duplicados já existentes são assinalados em vez de contados duas vezes, e as linhas sem uma leitura de conta-quilómetros utilizável podem ainda assim ser registadas em vez de descartadas ou de bloquearem o resto da importação.

Na prática, isso significa que o extrato mensal de um cartão entra como um único lote, e obtém um resultado claro linha a linha — importado, já existente ou incompleto — em vez de uma reintrodução manual, linha a linha. Depois de importadas, essas mesmas transações do cartão de frota são exatamente o que alimenta os valores de consumo abaixo — sem qualquer passo adicional para calcular seja o que for.

É precisamente à escala que isto compensa. Um extrato com milhares de transações passa por todas estas verificações — cartão, veículo, conta-quilómetros, desconto — em minutos. Percorrer o mesmo volume manualmente, linha a linha, é uma tarefa medida em semanas, não em minutos, e que nenhum escritório de frota tem realmente tempo de fazer como deve ser todos os meses.

Nem todas as linhas de um extrato pertencem à sua frota. Um cartão usado num veículo que foi vendido, que nunca pertenceu à sua organização, ou que simplesmente ainda não foi adicionado ao Tecaser, produz uma transação sem nenhum veículo a que corresponder — e, em vez de adivinhar ou descartá-la silenciosamente, o Tecaser mostra-a para que a possa ver, investigar e decidir se regista o veículo ou marca a transação como não sendo sua.

A maioria dos cartões de frota pode pagar mais do que gasóleo — alguns cobrem também comida, portagens, estacionamento, até uma multa, além de combustível e AdBlue. A maioria dos empresários pretende, no entanto, que o cartão cubra apenas os custos correntes do próprio veículo. O Tecaser filtra as importações de extratos até restarem apenas compras reais de combustível e AdBlue, para que o almoço de um condutor ou um recibo de portagem não acabem registados como um abastecimento, distorcendo silenciosamente a despesa e o consumo de combustível do veículo.

Não vê o seu fornecedor nesta lista? Diga-nos — teremos todo o gosto em criar o módulo de importação por si, ou, se preferir implementá-lo você mesmo, tudo o que precisa está na documentação da API do Tecaser.

É um fornecedor de cartões de combustível em vez de uma frota? Se quiser desenvolver esse módulo de importação você mesmo, entre em contacto connosco e nós listamo-lo no marketplace, para que qualquer frota que utilize o Tecaser o possa encontrar.

Despesa e consumo, lado a lado

Duas vistas respondem a duas perguntas diferentes que os proprietários de frotas realmente colocam:

• A linha temporal de combustível mostra o nível do depósito, o conta-quilómetros e cada abastecimento ao longo de um período — a imagem em bruto do que aconteceu e quando, pronta para ser representada num gráfico.
• O relatório de consumo transforma as transações de abastecimento registadas no seu cartão de frota em valores de combustível consumido por distância entre enchimentos completos — o número que lhe diz se um veículo está a consumir o que deveria.

Vistas em conjunto, por veículo, transformam um "a despesa em combustível voltou a subir" numa resposta concreta: um veículo específico, um período específico, e um valor de consumo que corresponde às expectativas ou não.

Colocar as duas vistas lado a lado também revela discrepâncias que nenhuma delas mostra sozinha. Uma transação paga sem o correspondente aumento no nível do depósito do veículo é um abastecimento que foi faturado a esse veículo mas que nunca chegou realmente ao seu depósito. Um nível de depósito que sobe sem qualquer transação por trás é o caso inverso — o combustível foi mesmo colocado, mas a transação do cartão ficou associada ao veículo errado. De qualquer das formas, é o cruzamento entre "o que o cartão diz" e "o que o depósito mostra" que revela o problema.

Detete um veículo a afastar-se da sua própria referência

Um veículo não precisa de outro veículo para comparação para revelar um problema — o seu próprio histórico costuma bastar. O Tecaser acompanha como o consumo de um veículo evolui ao longo do tempo, para que um aumento gradual se destaque face ao que esse mesmo veículo costumava consumir, em vez de se perder no total de um único mês.

Esse tipo de desvio costuma ser o primeiro sinal de algo que vale a pena verificar antes de se tornar numa reparação mais dispendiosa: pneus desgastados, um sensor avariado, um estilo de condução que mudou, ou um problema mecânico que vai custando mais combustível, silenciosamente, a cada viagem.

Compare veículos na mesma rota

O valor de consumo de um único veículo, por si só, diz pouco — precisa de algo com que o comparar. O Tecaser permite comparar o consumo entre diferentes veículos que percorreram a mesma rota, para que veja diretamente se um deles está a consumir claramente mais combustível do que outro a fazer o mesmo trabalho.

Essa comparação transforma um número com um aspeto normal numa pergunta concreta: será o veículo, a carga, ou o condutor? Uma diferença de consumo entre dois veículos numa rota, de resto, idêntica é uma pista concreta, não um palpite.

Esse mesmo histórico de rotas permite ao Tecaser prever quanto uma determinada rota deveria custar em combustível, ainda antes de um veículo sequer partir. Orçamentar um trabalho, planear uma rota de entrega ou decidir que veículo enviar deixa de ser uma estimativa aproximada e passa a ser um número baseado no que a sua própria frota já consumiu efetivamente nessa rota.

Concebido para detetar erros dispendiosos antes de lhe custarem dinheiro

Cada uma destas verificações existe pela mesma razão: chame-lhe fraude com cartões de combustível, fugas de cartões de combustível ou simplesmente um erro, é um dos custos mais fáceis de perder de vista silenciosamente numa frota, e uma discrepância pode surgir em qualquer ponto da cadeia — um condutor, um gestor de frota, a faturação do fornecedor do cartão, a caixa de uma estação de serviço, ou até uma falha de sincronização do próprio Tecaser. Em abastecimentos, cartões e consumo, o Tecaser está atento a:

• Um abastecimento registado com um cartão que não está atribuído a esse veículo, está desativado ou não está atribuído de todo.
• Mais do que um cartão ativo do mesmo fornecedor registado para o mesmo condutor.
• Uma transação cujo trajeto GPS não coloca o veículo naquela estação àquela hora.
• Um cartão usado numa estação que aceita vários dos seus cartões, quando outro teria obtido um desconto melhor.
• Uma transação que não corresponde a nenhum veículo da sua frota.
• Uma linha de extrato referente a comida, portagens ou uma multa, em vez de combustível ou AdBlue.
• Uma transação paga sem o correspondente aumento no nível do depósito — ou um aumento no nível do depósito sem a transação correspondente.

Nada disto tem a ver com duvidar dos seus condutores — uma discrepância é tão provável que seja um erro de faturação do fornecedor, um número mal introduzido na bomba, ou um atraso de sincronização do próprio Tecaser. Significa apenas que cada uma delas é detetada e esclarecida, em vez de se acumular silenciosamente.

Porque é que isto importa

Uma despesa de combustível que aparece apenas como um total numa fatura esconde exatamente aquilo que um proprietário de frota precisa de saber — qual veículo, e porquê. Um cartão debitado com mais combustível do que um depósito comporta, um valor de consumo que sobe silenciosamente, um cartão ainda ativo num veículo que saiu da frota há meses — são os custos de combustível ocultos que são baratos de detetar cedo e caros de notar tarde, quer se trate de um erro simples quer de fraude com cartões de combustível.

O Tecaser mantém abastecimentos, cartões e consumo num único lugar, por veículo, para que a resposta seja uma consulta, não uma investigação.

O combustível raramente é o único ponto cego

Assim que o combustível de um veículo está a ser controlado, o custo não é a única coisa que vale a pena vigiar. O mesmo início de sessão cobre também a conformidade do veículo — inspeções, seguro, certificados —, os intervalos de manutenção e uma pontuação de risco da frota combinada por veículo. Não precisa de um segundo sistema para ver o resto da sua frota — já lá está, à espera da primeira vez que iniciar sessão.

Assuma o controlo da sua despesa em combustível hoje mesmo

Já utiliza o Tecaser? Inicie sessão e verifique agora mesmo o consumo de combustível da sua frota. Novo no Tecaser? Descarregue a aplicação e comece.

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