Zarządzanie paliwem

Paliwo to jeden z największych bieżących kosztów floty i miejsce, w którym pieniądze najłatwiej wyciekają niezauważone. Tankowania odbywają się na dziesiątkach stacji, opłacane różnymi kartami, a jedynym realnym sygnałem, że coś jest nie tak — wyciek, błędnie wpisany stan licznika, rozbieżność w rozliczeniu dostawcy karty, albo po prostu kierowca tankujący więcej, niż potrzebuje pojazd — jest kwota wydatków, która pod koniec miesiąca wygląda odrobinę zbyt wysoko. Nazwij to oszustwami z kartami paliwowymi, wyciekami na kartach paliwowych czy po prostu ukrytymi kosztami paliwa — sumuje się to tak samo: po cichu, aż faktura nie pokaże tego jasno.

Tecaser rejestruje każde tankowanie przypisane do pojazdu i karty flotowej, która za nie zapłaciła, i oblicza rzeczywiste spalanie dla każdego pojazdu bezpośrednio na podstawie tych transakcji — bez osobnego rejestru przebiegu do synchronizowania, bez ręcznego wpisu, któremu trzeba ufać na słowo.

Każde tankowanie przypisane do pojazdu

Każde tankowanie rejestruje datę i godzinę, ilość zatankowanego paliwa, zapłaconą cenę, stan licznika oraz — jeśli ma to znaczenie — kraj i walutę, dzięki czemu floty działające za granicą są obsługiwane równie naturalnie jak działalność w jednej lokalizacji.

Oznaczenie tankowania jako pełnego ("do pełna") to właśnie to, co czyni liczby wiarygodnymi: między dwoma pełnymi tankowaniami Tecaser wie dokładnie, ile paliwa trafiło na jaki dystans, więc spalanie nie jest przybliżeniem — to prawdziwa, porównywalna liczba dla każdego pojazdu.

Na wielu stacjach personel pyta kierowcę o stan licznika prosto przy dystrybutorze, a ta wartość trafia razem z resztą transakcji kartą. Tecaser sprawdza tę liczbę względem własnej historii pojazdu, zamiast ślepo jej ufać — odczyt niższy niż ostatni zapisany albo nierealistycznie od niego oddalony zostaje wychwycony, zamiast po cichu zniekształcać każdy wynik spalania, który od niego zależy.

Każda zmiana wpisu tankowania jest rejestrowana — kto jej dokonał i kiedy. Jeśli potrzebna jest korekta, jest to zwykła, widoczna aktualizacja, a nie ciche nadpisanie tego, co pierwotnie zapisano.

Karty paliwowe pod kontrolą

Zarejestruj karty paliwowe, z których faktycznie korzysta Twoja organizacja — każda wydana przez dostawcę i opcjonalnie przypisana do pojazdu. Kartę można w każdej chwili aktywować lub dezaktywować, a każde tankowanie może wskazywać kartę, którą za nie zapłacono — dzięki czemu pozycja z wyciągu i pojazd nigdy nie są od siebie odłączone.

Pojedyncza karta rzadko służy tylko jednemu krajowi. Większość kart flotowych — DKV, Eurowag i inne — jest akceptowana na stacjach w kilkunastu krajach lub więcej, dlatego każde tankowanie rejestruje własny kraj i własną walutę, zamiast zakładać je na podstawie karty. Pojazd jeżdżący trasami międzynarodowymi cały czas korzysta z tej samej karty, a Tecaser mimo to dokładnie wie, gdzie i w jakiej walucie odbyło się każde tankowanie.

Tecaser odzwierciedla to, jak floty naprawdę korzystają z kart: pojazd może mieć jednocześnie aktywne karty kilku różnych dostawców — na przykład kartę krajową na trasy lokalne i ogólnoeuropejską na wyjazdy międzynarodowe — jednocześnie zapobiegając błędowi, który naprawdę kosztuje: dwóm aktywnym kartom tego samego dostawcy przypisanym do jednego pojazdu, co system po prostu odrzuca. Przypisanie karty do innego pojazdu zawsze przechodzi najpierw przez stan nieprzypisany — karta nigdy nie może zostać po cichu przeniesiona bezpośrednio z jednego pojazdu na drugi bez świadomego, widocznego działania.

Tam, gdzie znany jest portal dostawcy karty, Tecaser prowadzi bezpośrednio do strony tej konkretnej karty we własnym portalu zarządzania dostawcy — bez osobnego logowania do zapamiętania, bez szukania właściwego numeru karty.

Karty wygasają i są wymieniane — to normalna kolej rzeczy, nie wyjątek. Gdy dostawca wydaje nowy numer karty dla pojazdu, dezaktywuj starą i zarejestruj zamiennik na jej miejsce; pojazd zachowuje pełną, nieprzerwaną historię tankowań i spalania mimo tej zmiany, zamiast rozbijać ją na starą i nową kartę, jakby należały do dwóch osobnych historii.

Karta płaci tylko za pojazd, do którego jest przypisana. Jeśli pojawi się tankowanie — wpisane ręcznie albo znajdujące się w zaimportowanym wyciągu — na karcie przypisanej do innego pojazdu, dezaktywowanej albo w ogóle nieprzypisanej, Tecaser odrzuca tę transakcję, zamiast po cichu ją zapisać. Przy imporcie wsadowym zatrzymywany jest tylko ten jeden wiersz — reszta wyciągu nadal przechodzi. Kierowca tankujący inny pojazd na cudzej karcie to dokładnie to, co zostaje wychwycone, w momencie, gdy do tego dochodzi.

Ta sama widoczność wskazuje też coś wartego szybkiego sprawdzenia: więcej niż jedną aktywną kartę tego samego dostawcy zapisaną na jednego kierowcę. Najczęściej oznacza to po prostu, że stara karta nigdy nie została wyłączona — a gdy już to widać, zamknięcie tej luki nic nie kosztuje: dezaktywuj kartę, która powinna zostać wyłączona, gdy pojazd opuścił flotę, albo tę używaną poza swoim zamierzonym przypisaniem.

Tecaser idzie o krok dalej i sprawdza trasę GPS pojazdu względem transakcji: czy pojazd rzeczywiście znajdował się na tej stacji w chwili zarejestrowania tankowania? Numer karty i wiarygodna kwota już same w sobie nie wystarczą — rzeczywista lokalizacja pojazdu musi potwierdzać całą historię.

Niektóre stacje akceptują kilka kart Twojej floty jednocześnie, każda z własnym wynegocjowanym rabatem. Zapłacenie niewłaściwą jest łatwym błędem przy dystrybutorze i łatwym do przeoczenia na fakturze — nie wygląda źle, po prostu kosztuje więcej, niż powinno. Ponieważ każda transakcja jest przypisana do konkretnej karty, którą za nią zapłacono, Tecaser potrafi wskazać, kiedy tankowanie odbyło się na karcie z gorszym rabatem niż ten, który na tej samej stacji dostałaby inna karta z Twojej floty.

Rabaty rzadko są też jedną stałą stawką. Dostawca może dać Twojej flocie ogólny rabat wszędzie, plus głębszy, wynegocjowany dodatkowo rabat na stacjach, z których Twoja firma faktycznie korzysta najczęściej. Tecaser sprawdza rabat zastosowany w każdej transakcji względem tego, co karta danego pojazdu powinna była otrzymać na tej konkretnej stacji — stawkę ogólną czy wynegocjowany dodatek — dzięki czemu zaniżony rabat nie znika po cichu na fakturze.

To nie musi być kontrola po fakcie. Możesz uszeregować swoich dostawców według rabatu, dzięki czemu kierowca sięgający po kartę wie, której użyć, jeszcze zanim zatankuje, a nie dopiero po fakcie — kierując wydatki od razu na najlepszą stawkę, zamiast tylko wychwytywać, kiedy nią nie była.

Import z karty paliwowej, którą już posiadasz

Nie musisz zmieniać dostawcy ani ręcznie przepisywać wyciągów. Marketplace Tecaser oferuje dedykowane moduły importu dla kart paliwowych, z których floty już korzystają — między innymi ARCCAN SMDP, Eurowag, DKV, MOL, Orlen, Shell i TankPool24 — z których każdy odczytuje własny format eksportu dostawcy (Excel lub CSV) i automatycznie dopasowuje transakcje do Twoich pojazdów.

Nie każda flota kupuje paliwo na publicznej stacji. Niektóre prowadzą własny zbiornik na terenie firmy i wydają paliwo własnym pojazdom przez własny dystrybutor, przy czym kierowcy nadal identyfikują się przy nim kartą. ARCCAN SMDP — jeden z kilku dostawców takich systemów zbiorników na terenie firmy — jest już obsługiwany przez dedykowany moduł importu, który pobiera zapisy tankowań bezpośrednio z własnego systemu monitorowania wydawania płynów na terenie firmy — dzięki czemu prywatny magazyn paliwa otrzymuje takie samo śledzenie, te same wyniki spalania i te same kontrole spójności jak karta użyta na publicznej stacji.

Wyciągi z kart paliwowych przychodzą jako długie listy transakcji, często bez pasującego odczytu licznika dla każdej pozycji. Import wsadowy Tecaser jest do tego stworzony: każdy wiersz jest weryfikowany i zapisywany niezależnie, istniejące już duplikaty są oznaczane zamiast liczone podwójnie, a wiersze bez użytecznego odczytu licznika mogą mimo to zostać zachowane, zamiast być odrzucane lub blokować resztę importu.

W praktyce oznacza to, że miesięczny wyciąg z karty wchodzi jako jedna partia, a Ty otrzymujesz w odpowiedzi jasny wynik dla każdego wiersza — zaimportowano, już istniało lub niekompletne — zamiast ręcznego, wiersz po wierszu, wprowadzania danych od nowa. Po zaimportowaniu te same transakcje z kart flotowych są dokładnie tym, co zasila poniższe wyniki spalania — bez żadnego dodatkowego kroku obliczeniowego.

To właśnie przy dużej skali to się opłaca. Wyciąg z tysiącami transakcji przechodzi przez wszystkie te kontrole — kartę, pojazd, licznik, rabat — w kilka minut. Przejście przez tę samą liczbę pozycji ręcznie, wiersz po wierszu, to zadanie liczone w tygodniach, nie minutach — którego żadne biuro floty tak naprawdę nie ma czasu wykonywać rzetelnie co miesiąc.

Nie każdy wiersz wyciągu należy do Twojej floty. Karta użyta na pojeździe, który został sprzedany, który nigdy nie należał do Twojej organizacji, albo który po prostu nie został jeszcze dodany do Tecaser, tworzy transakcję bez pojazdu, do którego można by ją dopasować — i zamiast zgadywać albo po cichu ją odrzucić, Tecaser ją pokazuje, abyś mógł ją zobaczyć, prześledzić i albo zarejestrować pojazd, albo oznaczyć transakcję jako niebędącą Twoją.

Większość kart flotowych może płacić za więcej niż tylko diesla — niektóre pokrywają też jedzenie, opłaty drogowe, parking, a nawet mandat, obok paliwa i AdBlue. Większość właścicieli firm chce jednak, aby karta pokrywała wyłącznie bieżące koszty eksploatacji pojazdu. Tecaser filtruje importowane wyciągi do rzeczywistych zakupów paliwa i AdBlue, dzięki czemu obiad kierowcy albo paragon za autostradę nie trafia do systemu jako tankowanie, po cichu zniekształcając wydatki na paliwo i spalanie pojazdu.

Nie widzisz swojego dostawcy na tej liście? Daj nam znać — chętnie zbudujemy dla Ciebie moduł importu, a jeśli wolisz zrobić to samodzielnie, wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w dokumentacji API Tecaser.

Jesteś dostawcą kart paliwowych, a nie flotą? Jeśli chcesz samodzielnie zbudować taki moduł importu, skontaktuj się z nami, a umieścimy go w marketplace, aby każda flota korzystająca z Tecaser mogła go znaleźć.

Wydatki i spalanie, obok siebie

Dwa widoki odpowiadają na dwa różne pytania, które faktycznie zadają właściciele flot:

• Oś czasu paliwa pokazuje poziom paliwa w baku, stan licznika i każde tankowanie w danym okresie — surowy obraz tego, co i kiedy się wydarzyło, gotowy do przedstawienia na wykresie.
• Raport spalania przekształca transakcje tankowania zarejestrowane na Twojej karcie flotowej w wyniki zużycia paliwa na dystans między pełnymi tankowaniami — liczbę, która mówi, czy pojazd spala tyle, ile powinien.

Widziane razem, dla każdego pojazdu, zamieniają "koszty paliwa znów wzrosły" w konkretną odpowiedź: konkretny pojazd, konkretny okres i wynik spalania, który albo odpowiada oczekiwaniom, albo nie.

Zestawienie tych dwóch widoków obok siebie ujawnia też niezgodności, których żaden z nich nie pokazuje osobno. Opłacona transakcja bez odpowiadającego jej wzrostu poziomu paliwa w baku pojazdu to tankowanie, które obciążyło ten pojazd, ale nigdy faktycznie nie trafiło do jego baku. Wzrost poziomu paliwa bez żadnej transakcji za nim stojącej to sytuacja odwrotna — paliwo naprawdę zostało zatankowane, ale transakcja kartą trafiła na niewłaściwy pojazd. Tak czy inaczej, to zestawienie tego, "co mówi karta", z tym, "co pokazuje bak", ujawnia problem.

Wychwytywanie odchylenia pojazdu od jego własnego punktu odniesienia

Pojazd nie potrzebuje innego pojazdu do porównania, aby ujawnić problem — jego własna historia często wystarcza. Tecaser śledzi, jak zmienia się spalanie pojazdu w czasie, dzięki czemu stopniowy wzrost rzuca się w oczy na tle tego, ile ten sam pojazd spalał wcześniej, zamiast ginąć w sumie jednego miesiąca.

Takie odchylenie jest zwykle pierwszym sygnałem czegoś, co warto sprawdzić, zanim zamieni się w większy rachunek za naprawę: zużyte opony, wadliwy czujnik, zmieniony styl jazdy albo problem mechaniczny, który po cichu kosztuje coraz więcej paliwa z każdym kursem.

Porównywanie pojazdów na tej samej trasie

Wynik spalania jednego pojazdu sam w sobie niewiele mówi — potrzebujesz punktu odniesienia. Tecaser pozwala zestawić spalanie różnych pojazdów, które przejechały tę samą trasę, dzięki czemu widzisz wprost, czy jeden z nich spala wyraźnie więcej paliwa niż inny wykonujący to samo zadanie.

To porównanie zamienia liczbę, która wygląda normalnie, w konkretne pytanie: czy to kwestia pojazdu, ładunku, czy kierowcy? Różnica w spalaniu między dwoma pojazdami na poza tym identycznej trasie to konkretny trop, a nie domysł.

Ta sama historia tras pozwala Tecaser przewidzieć, ile dana trasa powinna kosztować w paliwie, jeszcze zanim pojazd wyruszy. Wycena zlecenia, planowanie trasy dostawy czy decyzja, który pojazd wysłać, przestaje być zgrubnym oszacowaniem i staje się liczbą opartą na tym, co Twoja własna flota faktycznie już spaliła na tej trasie.

Zaprojektowane, by wykrywać kosztowne błędy, zanim Cię kosztują

Każda z tych kontroli istnieje z tego samego powodu: nazwij to oszustwem z kartami paliwowymi, wyciekiem na kartach paliwowych czy po prostu pomyłką — to jeden z kosztów floty, które najłatwiej niepostrzeżenie stracić z oczu, a rozbieżność może powstać w dowolnym miejscu łańcucha — u kierowcy, u menedżera floty, w rozliczeniach dostawcy karty, przy kasie na stacji, a nawet przez chwilową usterkę synchronizacji po stronie samego Tecaser. W tankowaniach, kartach i spalaniu Tecaser wypatruje:

• Tankowania zaksięgowanego na karcie, która nie jest przypisana do tego pojazdu, jest dezaktywowana albo w ogóle nieprzypisana.
• Więcej niż jedną aktywną kartę tego samego dostawcy zarejestrowaną na tego samego kierowcę.
• Transakcji, której trasa GPS nie umiejscawia pojazdu na tej stacji o tej porze.
• Karty użytej na stacji akceptującej kilka Twoich kart, gdy inna dałaby lepszy rabat.
• Transakcji, której nie da się dopasować do żadnego pojazdu w Twojej flocie.
• Pozycji z wyciągu za jedzenie, opłaty drogowe albo mandat zamiast za paliwo lub AdBlue.
• Opłaconej transakcji bez odpowiadającego jej wzrostu poziomu paliwa w baku — albo wzrostu poziomu paliwa bez odpowiadającej mu transakcji.

Nie chodzi tu o podważanie zaufania do kierowców — rozbieżność równie często okazuje się błędem rozliczeniowym dostawcy, źle wpisaną liczbą przy dystrybutorze albo opóźnieniem synchronizacji po stronie samego Tecaser. Oznacza to tylko, że każda z nich zostaje wychwycona i wyjaśniona, zamiast po cichu się kumulować.

Dlaczego to ważne

Wydatki na paliwo widoczne tylko jako suma na fakturze ukrywają dokładnie to, co właściciel floty musi wiedzieć — który pojazd i dlaczego. Karta obciążona większą ilością paliwa, niż mieści bak, wynik spalania, który po cichu pnie się w górę, karta wciąż aktywna na pojeździe, który opuścił flotę miesiące temu — to ukryte koszty paliwa, które tanio jest wychwycić wcześnie i drogo zauważyć późno — niezależnie od tego, czy okażą się zwykłą pomyłką, czy oszustwem z kartami paliwowymi.

Tecaser trzyma tankowania, karty i spalanie w jednym miejscu, dla każdego pojazdu, dzięki czemu odpowiedź to sprawdzenie, a nie dochodzenie.

Paliwo rzadko jest jedynym martwym punktem

Gdy paliwo pojazdu jest już śledzone, koszt to nie jedyna rzecz warta obserwowania. To samo logowanie obejmuje też zgodność pojazdu — przeglądy, ubezpieczenie, certyfikaty —, interwały serwisowe oraz połączony wynik ryzyka floty dla każdego pojazdu. Nie potrzebujesz drugiego systemu, aby zobaczyć resztę swojej floty — jest już tam, czeka od pierwszego logowania.

Przejmij kontrolę nad wydatkami na paliwo już dziś

Korzystasz już z Tecaser? Zaloguj się i sprawdź teraz spalanie swojej floty. Nowy w Tecaser? Pobierz aplikację i zacznij.

Zawarte w każdym planie Tecaser, już od darmowego — zobacz cennik.