Nem todas as tarefas numa frota têm um prazo que um software consiga calcular. Um espelho partido para substituir, um reboque para recolher num cliente, um orçamento para cobrar à oficina de pneus, um documento que alguém prometeu digitalizar — estas tarefas acabam em cadernos, conversas de chat e na cabeça das pessoas, e as que não têm responsável perdem-se sem ninguém dar por isso.
O Quadro Kanban do Tecaser dá a estas tarefas um lugar partilhado, onde a sua equipa vê o que está à espera, quem está a trabalhar em quê e o que já está feito.
Todas as tarefas numa só vista
O quadro tem uma coluna para cada fase de uma tarefa, de Pendente e A fazer a Em progresso, até às tarefas concluídas ou canceladas. Cada tarefa é um cartão. Para a passar à fase seguinte, arraste o cartão para outra coluna ou use a ação mover, se preferir não arrastar.
Ver o quadro inteiro responde às perguntas que normalmente exigem uma ronda de telefonemas: o que continua à espera, o que está parado em progresso e o que ficou concluído esta semana.
Atribua, marque, documente
Cada tarefa tem um título e uma descrição, e pode atribuí-la a um membro da sua organização, para que nunca haja dúvidas sobre quem é responsável. As tarefas que não podem esperar podem ser marcadas como importantes, para se destacarem no quadro.
Também pode anexar imagens a uma tarefa: uma fotografia do dano, uma guia de remessa, um recibo. As provas ficam com a tarefa, em vez de se perderem na galeria do telemóvel de alguém.
Comentários e histórico completo
Cada tarefa tem o seu próprio fio de comentários, para que perguntas e novidades fiquem junto do trabalho a que dizem respeito, em vez de se dispersarem por e-mails e mensagens. As alterações a uma tarefa são guardadas como versões, e o histórico mostra o que mudou e quando, incluindo cada alteração de estado.
Se duas pessoas editarem a mesma tarefa ao mesmo tempo, o Tecaser avisa a segunda de que a tarefa foi alterada entretanto, em vez de substituir sem aviso o trabalho da primeira.
Para tudo o que os seus prazos não cobrem
Os prazos recorrentes são mais bem geridos onde o Tecaser os acompanha por si: inspeções e seguros em Conformidade, intervalos de manutenção em Manutenção e defeitos comunicados por condutores e mecânicos em Problemas. O Quadro Kanban serve para o resto — os trabalhos pontuais que, ainda assim, precisam de um responsável e de um fim claro.
Como ativar
O Quadro Kanban está desativado por predefinição. Para começar a usá-lo, abra as Configurações na app Tecaser e ative Kanban em Funcionalidades. A partir daí, aparece no menu principal.
A lista de tarefas da sua frota num só quadro
Já usa o Tecaser? Inicie sessão, ative o Quadro Kanban e crie a sua primeira tarefa. É novo no Tecaser? Descarregue a app e comece agora.
